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La trésorerie est essentielle au bon fonctionnement d’une entreprise. Alors laisser des factures impayées risque d’entraîner des difficultés.
7 A Gestion vous donne quelques conseils pour une bonne gestion de la relance client…
Prenez des informations sur vos clients et établissez des bons de commandes, bons de livraisons, factures… N’hésitez pas à confirmer les coordonnées en vérifiant sur les annuaires d’entreprises si les sociétés existent, si les numéros de téléphones fonctionnent…
Envoyez un rappel par mail à votre client pour lui annoncer l’échéance des factures à venir. Certains logiciels de gestion établissent les lettres de relance, pensez à les utiliser.
Un retard ne veut pas forcément dire que le client ne souhaite pas payer la facture. Parfois la facture n’a simplement pas été reçue ou s’est égarée entre deux services ! Essayer toujours de connaître les raisons du retard de paiement : difficultés de trésorerie, problème suite à la prestations ou à la livraison, problème de validation complexe dans la société cliente, retard dans la comptabilité… Communiquez avec votre client et quelle que soit le raison vous trouverez un terrain d’entente.
Tout litige non traité rapidement entraîne une difficulté à recouvrer la totalité de la facture et la perte de confiance de votre client. Un client content payera sa facture, un client mécontent attendra que vous preniez contact avec lui pour vous dire pourquoi il n’effectue pas les paiements; et surtout, un client mécontent ne reviendra pas chez vous.
Relance numéro 1, relance numéro 2… Les lettres doivent comporter toutes les mentions des factures ( date, numéro, montant, date d’échéance…) et si possible, envoyez les duplicatas des factures.
Pour plus d’effets, utilisez les mots « relance avant contentieux », « factures impayées » dans vos lettres.
Il existe plusieurs procédures possibles : avocat, huissier,… tous vous demanderont le dossier du client alors n’hésitez pas à noter tout ce qui a été fait avant (appels, copies des lettres, mails…).
La gestion de la relance client est un travail qui prend du temps.
L’agence 7 A Gestion vous accompagne dans la gestion de votre poste client
parce que vendre c’est bien mais encaisser c’est mieux !
Sabrina